La nivelul unei companii cu peste 1.400 de angajați, implementarea greșită a regulilor de protecție a datelor personale a fost relevată de transmiterea unui e-mail către destinatarul necorespunzător. Importanța nu este dată de transmiterea greșită a acestui e-mail, ci de multiplele indicii care arată că unul dintre operatorii de date privind sănătatea, care se află în top 3 pe piața serviciilor medicale private, a eșuat în implementarea corectă a politicilor de prelucrare a datelor.

E-mail-ul însoțea o Anexă la contract denumită ”Acord de prelucrare a datelor cu caracter personal” și a fost transmis către un pacient care și-a achiziționat în nume propriu un pachet de servicii medicale de la acest furnizor, adică nu a accesat serviciile ca pe un beneficiu acordat de angajatorul său.

Conținutul și trimiterile specifice către un contract de prestări servicii încheiat în beneficiul unor terți, dezvăluie natura relației contractuale către care face trimitere Anexa, respectiv un contract încheiat cu un angajator care a contractat serviciile medicale ale furnizorului serviciilor medicale în beneficiul angajaților săi.

Ignorăm și lipsa totală de adecvare a Anexei la relația contractuală, precum am ignorat și transmiterea greșită a e-mail-ului. Ne-am limitat ignoranța la aceste două elemente și am parcurs Anexa din perspectiva destinatarului corect al mesajului, respectiv din perspectiva angajatorului care primește Anexa.

Multitudinea și diversitatea neregulilor identificate de noi ar putea genera o serie de articole pe marginea aceleiași Anexe, însă am întocmit un top 3 al abaterilor de la conformitatea prelucrării datelor personale și a consecințelor pe care le poate genera fiecare abatere, așa încât să contribuim la conștientizarea impactului al unei implementări greșite asupra siguranței datelor personale.

  • Lipsa de responsabilitate la inventarierea datelor personale

În urma unei inventarieri efectuată cu acuratețe, furnizorul ar fi putut identifica precis patru aspecte esențiale procesului de conformare:

  • categoriile de date prelucrate;
  • scopul și durata pentru care prelucrează fiecare categorie de date;
  • temeiul legal al fiecărei prelucrări;
  • rolul pe care îl are în cadrul fiecărei categorii de prelucrări, potrivit cu reglementarea GDPR respectiv relațiile de tipul: operator – operator, operator – împuternicit, operator – destinatar, operator – persoană interesată, operator – persoană vizată.

CONSECINȚĂ: Inventarierea lipsită de acuratețe atrage, prin efectul de domino, încălcarea tuturor celorlalte principii ale prelucrării. Spre exemplu, furnizorul serviciilor medicale invocă temei al prelucrării executarea contractului încheiat cu angajatorul (sic!) pentru prelucrarea datelor privind sănătatea, a datelor biometrice și genetice, în timp ce temei al acestor prelucrări este contractul de furnizare de servicii medicale încheiat cu angajatul care dorește să profite de beneficiile puse la dispoziție de angajator.

Dacă discutăm despre medicina muncii, calitatea unei persoane de a fi aptă sau inaptă pentru muncă este dezvăluită angajatorului, nu în mod direct de către furnizorul serviciilor medicale, ci de către candidatul pentru încadrarea în muncă, chiar dacă angajatorul este acela care a încheiat contract de prestări servicii medicale cu furnizorul.

  • Încălcarea principiului prelucrării în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată

În urma unei inventarieri corecte a datelor pe care le deține deja, furnizorul serviciilor medicale ar fi aflat că datele privind sănătatea, datele biometrice și datele genetice sunt colectate direct de la persoana vizată, independent de relația contractuală dintre furnizorul serviciilor și angajatorul pacientului, și sunt prelucrate pentru executarea contractului încheiat direct cu persoana vizată nu a contractului încheiat cu angajatorul ei.

Dacă serviciile medicale furnizate angajaților pot genera date genetice sau biometrice – care în esență nu sunt necesare raportului contractual dintre angajator și furnizorul de servicii medicale – atunci consimțământul pentru colectarea acestor date personale se obține direct de la persoana vizată, iar în procesul de prelucrare, acestea nu vor fi dezvăluite angajatorului.

Este inutilă informarea angajatorului în legătură cu prelucrarea unor date ale angajatului în scopuri de marketing direct, întrucât angajatorul nu este în măsură să acorde consimțământ în acest scop.

Aparent, furnizorul de servicii medicale nu deține resursele necesare pentru a păstra evidențe separate ale prelucrării datelor pentru fiecare dintre rolurile pe care le poate juca în cadrul operațiunilor de prelucrare, în timp ce invocă în cadrul acestei Anexe, ca temei al prelucrării datelor genetice și a datelor biometrice ale angajaților, art. 9 alin. (2) lit. h). din GDPR, respectiv ”prelucrarea este necesară în scopuri legate de medicina preventivă sau a muncii, de evaluarea capacității de muncă a angajatului….”, inclusiv cu scopul declarat de informare prin campanii de marketing direct.

CONSECINȚĂ: Pentru că nu a identificat corect temeiul legal pentru fiecare categorie de date prelucrate, respectiv prelucrarea datelor personale de identificare în temeiul executării contractului încheiat cu angajatorul, în calitate de împuternicit iar prelucrarea datelor privind sănătatea, a datelor genetice și a celor biometrice, în temeiul executării contractului încheiat cu pacientul, în calitate de operator, furnizorul serviciilor medicale a specificat în mod greșit în Anexă că acordul este valabil pentru o durată egală cu durata contractului încheiat cu angajatorul.

Calitatea furnizorului de operator al datelor prelucrate în baza contractului încheiat cu pacientul subzistă datei încetării contractului încheiat cu angajatorul, așa încât durata prelucrării este, cel mai probabil, stabilită în mod greșit de către acesta.

  • Neadaptarea Anexei la rolul concret pe care îl are furnizorul serviciilor medicale în fiecare proces de prelucrare a datelor

Considerând precisă și corectă relația de tipul operator – împuternicit identificată de furnizorul serviciilor medicale, acesta eșuează în a prelua și a-și asuma întocmai obligațiile pe care le impune GDPR în sarcina împuternicitului, în ciuda faptului că această relație este expres reglementată de art. 28 din GDPR.

CONSECINȚĂ: persoana care plătește sau negociază tarifele aplicabile serviciilor medicale ale furnizorului – dar care nu este și beneficiarul serviciilor plătite sau negociate și care permite acestui furnizor să își mărească cota de piață prin facilitarea accesului angajaților proprii la serviciile sale medicale, se expune prin semnarea acestei Anexe răspunderii în baza GDPR pentru accesul pe care îl permite furnizorului la datele angajaților săi, fără a-i impune obligațiile corelative calității de împuternicit.

Fluxurile datelor sunt foarte diversificate în cadrul activității desfășurate de un astfel de furnizor de servicii medicale. Diversitatea fluxurilor de date a atras confuzii privind rolul pe care îl pot juca furnizorii în procesele de prelucrare a datelor, uneori, față de aceeași persoană vizată, putând avea chiar în același timp rolul de operator și rolul de împuternicit cu privire la anumite categorii de date.

Pentru că relația profesională medic – pacient este directă și indisolubil legată de datele personale privind identitatea și sănătatea pacientului, aceste date personale sunt prelucrate direct de către furnizorul serviciilor medicale, fapt ce îl pune pe furnizor în postura de operator de date personale privind identitatea și sănătatea, în toate cazurile.

Confuziile încep să apară, de exemplu, când furnizorul serviciilor medicale își accesează pacientura din rândul angajaților unui terț de actul medical. Fie că vorbim despre serviciile ce țin de medicina muncii sau despre beneficiile acordate angajaților prin negocierea unor tarife preferențiale pentru accesul la serviciile medicale prestate de un anumit furnizor, legătura medic – pacient nu va fi intermediată de angajator în niciun caz.

 

*Date privind numărul de angajați preluate din Ziarul Financiar.